POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S.

Dando cumplimiento a las disposiciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y demás normativa aplicable, PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S. expide la siguiente Política de Protección de Datos Personales, mediante la cual se informa respecto al tratamiento realizado por la COMPAÑÍA.  

1. DATOS GENERALES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

Razón Social: PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S.

RUC: 1792370787001

Domicilio: Av. 12 de octubre y Colón, Torre Boreal, Oficina 603 –608 y 609

Teléfono: 02 382 6866

Correo electrónico: info@myprogress.group

En adelante y para los efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos, se utilizarán indistintamente las expresiones “Responsable” y/o “PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S” y/o “COMPAÑÍA”

DEFINICIONES:

 Base de datos: Conjunto estructurado de datos cualquiera que fuera la forma, modalidad de creación, almacenamiento, organización, tipo de soporte, tratamiento, procesamiento, localización o acceso, centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica.

Consentimiento: Manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca, por el que el titular de los datos personales autoriza al responsable del tratamiento de los datos personales a tratar los mismos.

Dato personal: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.

Datos personales crediticios: Datos que integran el comportamiento económico de personas naturales, para analizar su capacidad financiera.

Datos relativos a la salud: Datos personales relativos a la salud física o mental de una persona, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud.

Encargado del tratamiento de datos personales: Persona natural o jurídica, que solo o conjuntamente con otros trate datos personales a nombre y por cuenta del responsable de tratamiento de datos personales.

Responsable del tratamiento de datos personales: Para efectos de esta Política, PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S

Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

Transferencia o comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de datos personales realizada a una persona distinta al titular, responsable o encargado del tratamiento de datos personales

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.

2. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S

Conforme a las disposiciones legales, la COMPAÑÍA realizará el tratamiento de datos personales bajo los siguientes principios:

Juridicidad.- Los datos personales serán tratados con estricto apego y cumplimiento a los principios, derechos y obligaciones establecidas en la normativa aplicable.

Lealtad.- El tratamiento de datos personales  será leal, por lo que se informará a los titulares los datos que se recolectan y el tratamiento que se dará a los mismos. PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S no utilizará los datos personales para fines distintos para los cuales los titulares otorgaron su consentimiento. En ningún caso los datos personales serán utilizados para fines ilícitosTransparencia.- El tratamiento de datos personales será transparente e informado hacia los titulares de los mismos. Toda información o comunicación relativa al tratamiento será fácilmente accesible y de fácil entendimiento.

Finalidad.- Las finalidades del tratamiento serán determinadas, explícitas, legítimas y comunicadas al titular. No se realizará tratamientos de datos personales con fines distintos para los cuales fueron recopilados.

Pertinencia y minimización de datos personales.- Los datos personales que PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S recolecte serán pertinentes y estarán limitados a lo estrictamente necesario para el cumplimiento de la finalidad para la cual fueron recolectados.

Proporcionalidad del tratamiento.- El tratamiento será adecuado, necesario, oportuno, relevante y no excesivo con relación a las finalidades para las cuales hayan sido recogidos los datos personales.

Confidencialidad.- El tratamiento de datos personales se realizará  de manera confidencial, por lo que el acceso será limitado únicamente para los funcionarios de la COMPAÑÍA y terceros que requieran de la información para realizar el tratamiento.

Calidad y exactitud.- Los datos personales que sean objeto de tratamiento serán exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros; y, de ser el caso, debidamente actualizados; de tal forma que no se altere su veracidad. Se adoptarán todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se trata.    

Conservación.- Los datos personales serán conservados durante un tiempo no mayor al necesario para cumplir con la finalidad de su tratamiento y/o cumplimiento de obligaciones legales y/o interés legítimo del responsable.

Seguridad de datos personales.- Se implementarán todas las medidas de seguridad adecuadas y necesarias para la protección de datos personales.           

Aplicarán a esta política y al tratamiento de datos personales que realice PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S, los principios establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. 

3. FINALIDADES Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 El tratamiento que realizará PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S con la información personal corresponderá a la recolección, almacenamiento, actualización, uso, análisis, evaluaciones, circulación o supresión de la información de manera física o automatizada, la cual será almacenada en las bases de datos de la COMPAÑÍA y será utilizada únicamente para las siguientes finalidades:

• Datos de trabajadores y/o aplicantes:

 Son los datos proporcionados por el trabajador y/o aplicantes o los que son obtenidos de bases de datos públicas, que permiten a la COMPAÑÍA cumplir con sus obligaciones legales, gestión de la relación laboral y cumplimiento de obligaciones de seguridad y salud ocupacional, incluye la siguiente información:

 Datos sobre los cuales se realiza el tratamiento: Información proporcionada en: hojas de vida, formularios y encuestas, nombres, apellidos, número de identificación, cuenta bancaria, idiomas,  teléfono, dirección del domicilio, correo electrónico, fecha de nacimiento, nacionalidad, estado migratorio, datos de navegación web,  estado civil, tipo de sangre, información de la cónyuge o conviviente y de las cargas familiares, información académica y laboral, referencias personales, información económica, registros biométricos, huellas dactilares, exámenes médicos ocupacionales, diagnósticos médicos, antecedentes médicos,  información relacionada a la salud ocupacional, información judicial, créditos, exámenes de evaluación, información respecto a discapacidades, imágenes, videos de cámaras de seguridad, cualquier otra información proporcionada por el trabajador para el cumplimiento de obligaciones de PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S como empleador y para la gestión de la relación laboral.

Finalidad del tratamiento: Cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social, pago de remuneración y de beneficios, prevención de riesgos laborales, préstamos, permisos laborales, vacaciones, evaluación de candidatos, evaluación de capacidad laboral y cumplimiento de los trabajadores, evaluación de perfiles de candidatos, verificación de información, cumplimiento de requerimientos de autoridades competentes, gestión de conflictos laborales, contratación de trabajadores, salud ocupacional, prestación de asistencia de tipo sanitario o social, medidas de seguridad; y, en general, para la gestión de la relación laboral de los trabajadores con la COMPAÑÍA.

Base legal: La base legal del tratamiento es: i) Consentimiento; ii) Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y precontractuales: iii) Protección de intereses vitales del titular; e, vi) Interés legítimo.

• Clientes, posibles clientes e importadores:

 Son los datos proporcionados por clientes o posibles clientes o los obtenidos en bases de datos de acceso público, que permiten a la COMPAÑÍA  los servicios de servicios contables, outsourcing contable, nómina y, en general, los servicios proporcionados por la COMPAÑÍA. La información sea proporcionada por el cliente. Incluye los siguientes datos personales:

 Datos sobre los cuales se realiza el tratamiento: Información proporcionada en formularios, encuestas o eventos,  nombres, apellidos, número de identificación, información que conste en la cédula de ciudadanía o pasaporte, número de identificación tributaria, información de facturación, cuenta bancaria, teléfono, dirección, correo electrónico, información financiera y crediticia,  referencias bancarias y comerciales, actividad económica, y demás información necesaria para la prestación del servicio.

Finalidad del tratamiento: Prestación de los servicios contratados, gestión de cobranza, registro de pagos, envío de publicidad por distintos medios, registro de cliente, análisis de solvencia económica y crediticia, atención de reclamos, servicio al cliente, estadísticas.

 Base legal del tratamiento: La base legal del tratamiento es: i) Consentimiento; ii) Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y precontractuales.

• Proveedores:

 Son los datos proporcionados por proveedores o los obtenidos en bases de datos de acceso público, incluye la siguiente información:

 Datos sobre los cuales se realiza el tratamiento: Información proporcionada por los proveedores en formularios, nombres, apellidos, número de identificación, información que conste en la cédula de ciudadanía o pasaporte, número de identificación tributaria, actividad económica, referencias comerciales y personales, cuenta bancaria, teléfono, dirección, correo electrónico, información relativa a las capacidades del proveedor,  imágenes, información judicial, información crediticia, imágenes de videovigilancia, demás información necesaria para el servicio o producto contratado.

Finalidad del tratamiento:  Cumplimiento de las obligaciones contractuales, pagos, facturación, verificación de información, validación de capacidades, verificación de productos, medidas de seguridad, comunicación.

Base legal: La base legal del tratamiento es: i) Consentimiento; ii) Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y precontractuales; e, iii) Interés legítimo de la COMPAÑÍA.

4. ALCANCE

La presente política aplicará para todos los datos personales que sean recolectados, almacenados, tratados, comunicados y/o transferidas por PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S quien en su calidad de Responsable del Tratamiento podrá:

A)Conocer, ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente. 

B)Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información que disponga legítimamente

C)Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos públicas o, de ser el caso, en bases de datos en las que cuenten con la autorización de los titulares.

D)Estudiar, procesar, tratar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares, clientes, obtenidas en bases de acceso público, para los fines para los cuales se realiza el tratamiento.

E)En caso de que PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S lo considere necesario, conforme a lo dispuesto en los artículos 34 y 35 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, podrá permitir el acceso de los datos recopilados para que sean tratados por un encargado de tratamiento o por un tercero cuando el acceso sea necesario para la prestación de algún servicio a la COMPAÑÍA. En este caso, el tratamiento por parte del encargado o del tercero será regulado mediante un contrato que asegure los derechos de los titulares.

F)Los datos personales que se recolectan son necesarios para el cumplimiento de las finalidades antes descritas. En caso de negativa en la entrega de los datos personales, es posible que PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S no cuente con la información necesaria para proporcionar el servicio a sus clientes, para una adecuada gestión laboral y cumplimiento de obligaciones contractuales.

5. OBLIGACIONES DE PROGRESS SERVICES PROGSERVA.S COMO RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES:

PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S en calidad de responsable de los datos personales se compromete a cumplir con todas las obligaciones establecidas en la ley, de manera especial con las siguientes:

A)Tratar los datos personales en estricto apego a los principios y derechos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y demás normativa aplicable;

B)Implementar y aplicar herramientas con el fin de garantizar un adecuado tratamiento de los datos personales, en cumplimiento con las disposiciones legales y respetando los derechos de los titulares;

C)Realizar procesos periódicos de verificación y evaluación sobre la eficiencia y efectividad de los procedimientos y herramientas aplicadas por PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S;

D)Implementar mecanismos de seguridad para la protección de datos personales y realizar evaluaciones periódicas sobre las políticas de seguridad y niveles de seguridad;

E)Suscribir contratos de confidencialidad con los encargados de los datos personales y con el personal a cargo del tratamiento de datos personales;

F)Informar a los titulares sobre el tratamiento de sus datos personales. En el caso que los datos se obtengan directamente del titular, la información será comunicada al momento de recolección de los datos personales. Cuando los datos personales no se obtuvieren de forma directa del titular o fueren obtenidos de una fuente accesible al público, el titular será informado dentro de los siguientes treinta (30) días o al momento de la primera comunicación, cualquiera de las dos circunstancias que ocurra primero;

 G)Garantizar a los titulares el ejercicio de sus derechos, mediante la implementación de procedimientos sencillos;

 H)En los casos en los que PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S actúe como encargado de datos personales, cumplirá con las obligaciones aquí establecidas.

 I)En los casos que la ley lo exija, obtener el consentimiento de los titulares de los datos personales y realizar un tratamiento legítimo.

 J)Realizar el tratamiento de los datos personales únicamente para los fines para los cuales fueron recolectados.

K)Toda transferencia o comunicación de los datos personales se realizará en cumplimiento de las disposiciones legales.

6. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS DE PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S Y TERCEROS QUE TENGAN ACCESO A LOS DATOS PERSONALES:

Los funcionarios de PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S y terceros que legítimamente tengan acceso a los datos personales de los cuales la COMPAÑÍA actúa como responsable, deberán cumplir con las siguientes obligaciones

A)Suscribir acuerdos de confidencialidad en los cuales se garantice el sigilo de la información;

B)Realizar el tratamiento de datos personales conforme a las instrucciones del Responsable y únicamente para la finalidad para la cual se realiza el tratamiento;

C)No transferir ni comunicar los datos personales a terceros, sin autorización del Responsable;

D)En el caso de los funcionarios de PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S, deberán cumplir con las normas de seguridad implementadas por la COMPAÑÍA;

E)En caso de terceros o de encargados, deberán contar con políticas y medidas de seguridad para garantizar la protección de datos personales.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S garantizará a los titulares, el ejercicio de los siguientes derechos en los términos y limitaciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales:

 A)Derecho de acceso e información: Conocer y obtener de PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S acceso a todos sus datos personales, ser informado respecto del uso que se ha dado y dará a los datos personales;

 B)Derecho de rectificación y actualización: Solicitar la rectificación y actualización de sus datos personales inexactos o incompletos. PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S no será responsable del tratamiento de datos erróneos o inexactos que hayan sido proporcionados directamente por el titular o consten en bases de acceso público;

 C)Derecho de eliminación: Solicitar a PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S que suprima sus datos personales, en los casos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales;

 D)Derecho de oposición: Oponerse o negarse al tratamiento de sus datos personales en los supuestos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales;

 E)Derecho de portabilidad: Solicitar y recibir de parte de PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S sus datos personales, de manera completa y bajo los parámetros establecidos en la Ley;

 F)Derecho de suspensión: Solicitar la suspensión del tratamiento de sus datos personales cuando se cumplan las condiciones establecidas en la Ley;

 G)Revocar o limitar la autorización otorgada para el tratamiento;

H)Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones;

 I)A no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas;

 J)Obtener una respuesta a los requerimientos; y,

 K)Los demás derechos contemplados en la normativa ecuatoriana.

8. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA RECOLECCIÓN, USO, CIRCULACIÓN, CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA MEDIANTE GRABACIONES DE VIGILANCIA.

PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S, con el fin de precautelar su legítimo interés de seguridad, cuenta con cámaras de videovigilancia en sus instalaciones, para lo cual implementará las medidas de seguridad necesarias para proteger la información recolectada a través de los sistemas de videovigilancia, que serán informadas a las personas que operen los sistemas de grabación y que comprenderán, pero sin restringirse a ellas, las siguientes:

A)Las imágenes grabadas solo podrán ser visualizadas en un área de acceso restringido que garantice la seguridad de las mismas.

B)Solo podrán tener acceso a las grabaciones las personas que operen los sistemas de grabación de seguridad de la COMPAÑÍA.

C)La instalación de los sistemas de grabaciones de seguridad no será en lugares en donde se pueda afectar la imagen, o la vida privada e íntima de las personas.

D)Las grabaciones podrán ser entregadas a terceros únicamente cuando exista un requerimiento judicial o interés legítimo.

E)Se informará con señalética la existencia de cámaras de videovigilancia.

F)El tiempo de conservación de las grabaciones será de quince días a excepción de cuartos fríos que se conservará por treinta días.

9. ÁREAS ENCARGADAS DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Los titulares podrán realizar consultas, peticiones, reclamos y ejercer sus derechos siguiendo el procedimiento que se detalla a continuación. Las solicitudes deberán ser enviadas a la siguiente dirección de correo electrónico: info@myprogress.group

Si la solicitud estuviera incompleta o PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S requiere de información adicional para atender el requisito, se notificará al titular en el plazo de dos días hábiles contados desde la recepción de la solicitud, para que presente la información adicional o complete la solicitud. El titular deberá completar la solicitud en el plazo de dos días hábiles contados desde la recepción de la notificación. En caso de no completar la solicitud en el plazo establecido, se entenderá que el titular ha desistido y podrá presentar nuevamente el requerimiento.

El plazo máximo para atender el reclamo será de quince días contados a partir de la recepción de la solicitud.

Los titulares también podrán realizar reclamos ante la Autoridad de Protección de Datos Personales.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

Para garantizar la seguridad de la información objeto de tratamiento, PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S   cuenta con políticas y procedimientos de seguridad de la información, ha implementado acuerdos de confidencialidad con los empleados y terceros que tienen acceso a la información personal.

PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S ha implementado medidas generalmente aceptadas de tecnología y seguridad operacional para proteger la información personal de la pérdida, mal uso, alteración, destrucción, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11. DATOS ESPECIALES:

PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S ha implementado medidas generalmente aceptadas de tecnología y seguridad para el uso, almacenamiento, procesamiento y supresión de datos especiales. Los datos especiales sobre los cuales PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S realizará tratamiento son: 

• DE LAS NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES (MENORES DE 18 AÑOS DE EDAD)

Por su giro de negocio PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S no realizará tratamiento de información personal de niños, niñas y adolescentes, salvo la información de las personas dependientes de los trabajadores cuya información se requiera para el cumplimiento de obligaciones legales. El tratamiento de estos datos personales se realizará con el consentimiento de los representantes legales.

• DATOS DE SALUD:

 Realizará únicamente PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S tratamiento de los datos de salud de los trabajadores relacionados con pruebas ocupacionales, diagnósticos, historiales de salud y datos relativos a la seguridad de salud ocupacional.

• DATOS CREDITICIOS:

La finalidad del tratamiento de los datos crediticios será únicamente para verificar la solvencia patrimonial o crediticia, incluyendo aquello relativo al cumplimiento o incumplimiento de obligaciones de carácter comercial o crediticia que permitan evaluar la concertación de negocios en general, la conducta comercial o la capacidad de pago del titular de los datos. PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S garantizará a los titulares de estos datos todos los derechos contemplados en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

12. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento de Datos en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a todos los interesados.

13. TIEMPO DE CONSERVACION

PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S se compromete a conservar los datos personales recopilados solamente durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento, a menos que exista una obligación legal o interés legítimo que requiera de un período de retención más prolongado. Se entiende como interés legítimo, entre otros, acciones judiciales, resolución de conflictos y atención de reclamos.

PROGRESS SERVICES PROGSERV S.A.S revisará periódicamente el período de conservación de los datos personales para asegurarse de que siga siendo necesario y adecuado. Si se determina que los datos personales ya no son necesarios para los fines establecidos, para cumplir con las obligaciones legales, obligaciones contractuales o intereses legítimos, se procederá a su eliminación y/o destrucción de manera segura.